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企画制作・プロデュース　株式会社メディアブリッジのブログ

「案内状はいつ出すのがいいか？」とよく問い合わせを受けますが、「正式なものは３カ月ほど前」と答えるようにしています。近年では、かなり先までのスケジュールが決まっている方々も多いため、必ずお招きしたい招待者には、期日や時間、場所などが決まった段階で必ず打診していただくようにお願いしています。また、会社の封筒や社内作成の文書で正式案内の前の事前案内状の作成もお勧めしています。（メディアブリッジでも作成可能です）

正式な案内状の基本構成は、封筒、二つ折り案内状、返信ハガキのセット。これらを印刷して封筒に宛名を毛筆で入れ、持参して直接お渡しするのが丁寧な形ですが、住所、宛名を印刷し、慶事用切手を貼ってお送りすることが最も多いです。

また、慶事用切手には84円（25ｇ以内）と94円（50ｇ以内）のものがありますが、重量を25ｇ以内にして84円切手でお送りするようにしています。

正式な案内状を発送すると概ね1~2週間で返信ハガキが戻ってきます。

これらを集計する こと、返信期日が過ぎても返信の無い参加者に電話などでの確認することも大事な作業です。

事前案内、正式案内状の発送・集計が終わると次は第３弾の「参加者アンケート」です。

招待者の交通手配の有無や宿泊手配の有無、食事のアレルギーなどを確認します。これらは正式な案内状で確認することも可能ですが、招待者の特性によって確認する内容が異なることも多いため、この参加者アンケートを利用します。

以上全てが完了したら後は当日を待つだけです。

そして、無事に当日のプログラムを終えることができたら、後日「お礼状」をお送りして終了です。

ここまで丁寧に行うことができれば、「行き届いた周年記念だった」と必ず言っていただけるでしょう。

周年記念の関係でお客様と仕事をさせていただく場合に、少なからず社員の方の

個人情報に触れる機会がある。

それまで「個人情報」といえば名前、メールアドレス、会社名、所属先など個人

を特定できるものであったが、2017年の個人情報保護法改正で遺伝子、顔、指紋

など身体の一部の特徴をコンピュータで処理するために変換したデータやマイナ

ンバー、免許証番号など「個人識別符号」も含まれることになった。

基本的に我々が「個人情報」を扱う場合、慎重に丁寧に扱わせていただく。

その紛失や漏洩がいかに重大な事故なのかを十分に知っているからである。

メディアブリッジで登録しているのは「プライバシーマーク」

2009年に登録して以来、6回目の登録（更新）を迎えている。

登録番号の横のカッコ内の数字が登録（更新）回数となっているので、

今後このマークを見かけた際に確認していただきたい。

先日、ある会場の担当者と打ち合わせを行った。

名古屋市内の分かりやすい場所にある会場で、大人数に対応できないが120名

くらいまでの人数であれば周年記念に相応しい会場といえる。

我々も初めての会場のため、会場の広さや高さ、テーブルレイアウトなどの

ほか、来場者動線、音響照明映像などの機材、搬入経路など、様々な確認を

させていただくことに。

会場選びで大切なことはアクセスはもちろん、企画テーマや実施内容に適し

ているかということ。

訴求したいこと、実施したいことがやれないようであれば意味がない。

まだまだ知らない会場やコンセプト、使い方次第で大きく変わる会場もたく

さんあると思うので、こういったところにもアンテナを張っていきたい。

最近、プロモーション活動として「動画配信」を行う企業が多くなってきている。

1分の動画の情報量はWEBページ10ページ分に匹敵し、しかも「見られやすい」の

だそう。また「わかりやすさ」「記憶に残りやすい」という点でもWEBページより

優れているという。

であれば配信しないという選択肢はない。

さっそく自社の簡単な動画を製作してYouTubeでアップしてみる。

自社のWEB内で動画をアップするとGoogleなどとの親和性もよくなるらしい。

これまでメディアブリッジでは多くの企業様にご提供してまいりましたが、動画を

使用したプロモーションをお考えの方は新たな加工・編集は安価でご提供させてい

ただきますので、お気軽にお声がけください。

先週、ある企業の「50周年記念映像」を納品させていただいた。

最近の周年記念映像のトレンドは、大掛かりなロケなどは行わず、簡単なロケ

のみで制作するか、資料や写真などをお預かりして、その素材のみで制作する

かのいずれか。

メディアブリッジでは映像製作の際に必ず「絵コンテ」、「構成案」をご提案

し、ご納得いただいたうえで撮影、編集作業に入らせていただく。

また、内容的には、その企業がこれまで大切にしてきたこと、これから未来へ

つなげていきたいことなどを分かりやすく表現することを心掛けている。

おかげさまで、これまでかなりの企業の記念映像を制作させていただいている。

記念映像制作のメリットは「伝わりやすい」こと。

また、映像技術の進化によって追加・修正などもしやすく、記念誌と比べると

完成も早い。周年記念を迎えられる企業様にお勧めしたいナンバーワンアイテ

ムといえるかもしれない。

2020年9月末で名古屋を代表する２つのホテルが休館になる。

建て替えのため2024年まで休館となるホテルナゴヤキャッスルと、営業終了

となる名古屋国際ホテルの２つ。

２つのホテルとも周年記念式典をはじめ多くのイベントでお世話になってい

るので弊社としても感慨深いものがある。

この人気ホテルの休館に伴い、名古屋市内のバンケットホール予約はさらに

難しさを増すだろう。そして、2020年の結婚披露宴の延期もこれに拍車をか

けるだろう。

先月末より2021年の周年記念の問い合わせが入るようになり、社会が動き始

めていることを実感するようになった。

2021年に周年記念をお考えの企業の皆様は、会場の確保をお急ぎください。

最近は弊社でもリモート会議をはじめリモート打ち合わせをすることも珍しく

なくなってきた。

非常に効率的だとは思うが、完全に馴染めていないのも事実。

声が若干変わって聞こえるのと画像が小さいせいか相手の意思が分かりずらく

感じる。ましてや相手がマスクを着けているとなおさらだ。

とはいえ、今のコミュニケーションツールとして最も一般的なものなので、自

分たちが使いやすいようにカスタマイズしていかなければならないと強く思う。

リモートでのご説明やご提案も可能ですのでお気軽にご連絡願います。

先月末にある企業の「記念誌」を納品させていただいた。

企画段階では記念式典も予定されていたのだが、新型コロナウイルスの関係で

こちらは中止になった。

記念誌を制作するうえで必ずお客様にご提案するのは「楽しく読めるもの」、

「社員全員が参加できる仕組みを作ること」の二つ。

せっかくお金と時間をかけて作っても読まれなくては全く意味がない。

社員全員が関わることで興味を喚起し、手にした時にページをめくるのがワク

ワクするような記念誌を目指したい。記念誌制作は社員それぞれが自社のこと

を今一度考えるきっかけになることもメリットです。　

イベント現場では無くてはならないモノがいくつかある。

その一つがこの無線機（トランシーバー）。

我々が普段使用しているのは業務用の無線機で5KW。カタログ上は「障害物がなく見通しが良ければ10Km以上は電波が飛ぶ」というもの。実際に東海地区のイベント会場、ホテルなどで電波が途切れるということは皆無である。

携帯電話と大きく違うところは、これを持っているスタッフ全てが同じチャンネルであれば同時に情報共有できるという点。それゆえにルールもいくつかある。

発信者は「誰から誰への発信」で「何の要件か」を明確にすること、受信者はすぐに応答し明確に端的に答えることなど。

例えばトランシーバーでのこんなやりとり。

「○○から○○さんへ。現在の受付処理人数をお知らせください。」との問いに対して

A.「確認します。」では普通以下、

B. 「確認して発報しますので30秒お待ちください。」が好ましい。

大きなイベントだと1系統で70～80台ものトランシーバーが稼働することもあるため、こうしたルールもかなり重要である。

メディアブリッジでも周年記念におけるコロナウィルス感染症対策の独自のガイドラインを策定しました。皆様に安全安心に周年記念を行っていただくためのものです。色々な不安はまだまだありますが、前向きに明るく物事を進めて行くことが、こんな時ほど重要かと考えます。