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周年記念事業の締めくくりとして、やっておきたいのが「お礼状」。

祝賀会にご参加いただいたご来賓やお祝いをいただいた方々など、形式ばらず心を込めたものをお送りしたいものです。

送り先が少数であれば手書きのものをお薦めしまが、何十件もある場合は印刷を行う場合がほとんどです。

祝賀会などのお礼の場合には、当日ご本人が移っているスナップ写真なども添えてお送りすると喜ばれると思います。

建て替えや賃貸借契約の満了などによる休業などにより、ある程度の人数の周年記念が開催できる名古屋のホテルが少なくなってきた。

さらにコロナ禍の影響による婚礼や宴会の延期、再延期などが会場確保の難しさに拍車をかけている。

以前のブログでも紹介しているが、周年記念を行う上で会場確保は真っ先にやらなくてはならないことの一つ。

参加しやすい、参加したくなる環境づくりは参加率にも大きく影響する。

最近、いくつかのホテル担当者と話をさせていただいたが、夏以降の予約は順調に入ってきているそうで、早めの確保を推奨された。

また、予約後のキャンセル対応については、各ホテルとも新たな規約を定めたところが多い。（一概に厳しくなった訳でもない）

周年記念をお考えのご担当者様は早めにご相談いただければと思う。

ある企業の周年記念。

事前にわかっていたが、ご来賓代表である国会議員の先生の参加が国会日程の関係で、3日前まで決まらないとのこと。

急遽国会延期となった場合のことを考えて「メッセージビデオ」を送っていただき、もしもの場合はそれを放映することに。

また、違う企業の周年記念では「Jリーグサッカー選手」のお祝いメッセージをいただくので、プログラムのどこかに入れてほしいとのこと。

こうした場合、必ず前もって素材をいただき確認させていただくようにしている。

それは、映像のファイル形式などによって機材などが変わってくることや実際に見てそれがそのまま放映できるものであるかというチェックをするためである。

せっかくいただいたメッセージなのに音声が聞きづらかったり、間延びしているものは式典全体のイメージ低下にもつながってしまう。

前後の余分な部分のカットや分かりやすいスーパーなど、多少の編集を加えることでそれらも解決するので事前チェックは重要である。

メディアブリッジで周年記念を行う企業様にはメッセージビデオを収録するための「GoPro（ウェアラブルカメラ）」の無償貸し出しなども行っています。

お気軽にご相談ください。

昨年秋のある企業の周年記念。

式典・祝賀会はコロナ禍のため見送りとなってしまったが、記念品だけでも社員や

取引先にお配りしたいということで、ご意見をいただきながらいくつかの記念品を

ご提案させていただいた。そして最終的に数種類のものをセットでお贈りすること

が決定した。

セットの内訳は以下の通り。

①実用的で喜ばれるもの、②いざというときに役に立つもの、③この周年のために

作成した社歌のCD、④名古屋を代表する「みそ煮込みうどん」、 ⑤メッセージカー

ドの豪華セット。

発送は各ご自宅に宅急便にて弊社がお送りすることに。

この「みそ煮込みうどん」は名古屋の企業であること、式典に他府県からの来場者も

多く予定していたこともあり採用されたものだが、受け取られた方が梱包を開けたと

きに「クスっ」と「笑顔」になるのが目に浮かぶグッドチョイスの一品だと思う。

明けましておめでとうございます。本年も元気、勇気、活気が『ギュッ』と詰まった、

こだわりの周年記念をお届けしてまいります。

本年もよろしくお願いいたします。

周年記念式典や祝賀会の開催にあたり、主催者様に真っ先にやっていただくことが「参加者リストの作成」です。

総人数の把握はもちろん、案内状の作成、ネームカードの作成、進行台本の作成、運営マニュアルの作成など、様々な部分でベースとなる資料だからです。

そのため、会社名、所属部署、肩書、お名前、ふりがななど正確なものを作成していただかなければなりません。これが間違っていると先ほど挙げたすべてのデータに影響してくるからです。そして、周年記念式典の期日が年に一度の異動の時期が絡んでくるとより大変です。新たな気持ちで迎える周年事業に旧部署や旧肩書のままで参加していただくわけにはいかないからです。

さらに気を付けないといけないのが招待客で当日の部署、肩書など、直前に必ず確認し失礼にならないようにしなければなりません。

逆に考えるとこのリストさえ正確であれば準備も円滑に進み、間際で慌てることもありません。

参加者リストは一番最初に作成し最後まで重要となる資料なのでしっかりと作り上げたいものです。

「案内状はいつ出すのがいいか？」とよく問い合わせを受けますが、「正式なものは３カ月ほど前」と答えるようにしています。近年では、かなり先までのスケジュールが決まっている方々も多いため、必ずお招きしたい招待者には、期日や時間、場所などが決まった段階で必ず打診していただくようにお願いしています。また、会社の封筒や社内作成の文書で正式案内の前の事前案内状の作成もお勧めしています。（メディアブリッジでも作成可能です）

正式な案内状の基本構成は、封筒、二つ折り案内状、返信ハガキのセット。これらを印刷して封筒に宛名を毛筆で入れ、持参して直接お渡しするのが丁寧な形ですが、住所、宛名を印刷し、慶事用切手を貼ってお送りすることが最も多いです。

また、慶事用切手には84円（25ｇ以内）と94円（50ｇ以内）のものがありますが、重量を25ｇ以内にして84円切手でお送りするようにしています。

正式な案内状を発送すると概ね1~2週間で返信ハガキが戻ってきます。

これらを集計する こと、返信期日が過ぎても返信の無い参加者に電話などでの確認することも大事な作業です。

事前案内、正式案内状の発送・集計が終わると次は第３弾の「参加者アンケート」です。

招待者の交通手配の有無や宿泊手配の有無、食事のアレルギーなどを確認します。これらは正式な案内状で確認することも可能ですが、招待者の特性によって確認する内容が異なることも多いため、この参加者アンケートを利用します。

以上全てが完了したら後は当日を待つだけです。

そして、無事に当日のプログラムを終えることができたら、後日「お礼状」をお送りして終了です。

ここまで丁寧に行うことができれば、「行き届いた周年記念だった」と必ず言っていただけるでしょう。

周年記念の関係でお客様と仕事をさせていただく場合に、少なからず社員の方の

個人情報に触れる機会がある。

それまで「個人情報」といえば名前、メールアドレス、会社名、所属先など個人

を特定できるものであったが、2017年の個人情報保護法改正で遺伝子、顔、指紋

など身体の一部の特徴をコンピュータで処理するために変換したデータやマイナ

ンバー、免許証番号など「個人識別符号」も含まれることになった。

基本的に我々が「個人情報」を扱う場合、慎重に丁寧に扱わせていただく。

その紛失や漏洩がいかに重大な事故なのかを十分に知っているからである。

メディアブリッジで登録しているのは「プライバシーマーク」

2009年に登録して以来、6回目の登録（更新）を迎えている。

登録番号の横のカッコ内の数字が登録（更新）回数となっているので、

今後このマークを見かけた際に確認していただきたい。

先日、ある会場の担当者と打ち合わせを行った。

名古屋市内の分かりやすい場所にある会場で、大人数に対応できないが120名

くらいまでの人数であれば周年記念に相応しい会場といえる。

我々も初めての会場のため、会場の広さや高さ、テーブルレイアウトなどの

ほか、来場者動線、音響照明映像などの機材、搬入経路など、様々な確認を

させていただくことに。

会場選びで大切なことはアクセスはもちろん、企画テーマや実施内容に適し

ているかということ。

訴求したいこと、実施したいことがやれないようであれば意味がない。

まだまだ知らない会場やコンセプト、使い方次第で大きく変わる会場もたく

さんあると思うので、こういったところにもアンテナを張っていきたい。

最近、プロモーション活動として「動画配信」を行う企業が多くなってきている。

1分の動画の情報量はWEBページ10ページ分に匹敵し、しかも「見られやすい」の

だそう。また「わかりやすさ」「記憶に残りやすい」という点でもWEBページより

優れているという。

であれば配信しないという選択肢はない。

さっそく自社の簡単な動画を製作してYouTubeでアップしてみる。

自社のWEB内で動画をアップするとGoogleなどとの親和性もよくなるらしい。

これまでメディアブリッジでは多くの企業様にご提供してまいりましたが、動画を

使用したプロモーションをお考えの方は新たな加工・編集は安価でご提供させてい

ただきますので、お気軽にお声がけください。