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周年記念パーティーをホテルで行う場合、当日でないと確認出来ないものの一つに「祝電」がある。

送り主は地元議員の方々、取引銀行、得意先、協力会社など。

会場入りしてからホテル営業担当者または宴会担当者から受け取ることになるのだが、丁寧にセロハン袋から出し、それを並べたうえで主催者のご担当をお呼びする。

確認させていただくのは以下の通り。

①ご紹介順

②全文読み上げるものとお名前のみご紹介の仕分け

③会社名、お名前の「よみがな」

これらを確認させていただき、読み上げ順に並べ、正確に司会者に伝える。

「よみがな」は間違えないように薄くシャープペンでお名前の横に書かせていただくことも。（ご紹介後に消しゴムで元に戻します）

最近の祝電は種類も豊富で「押し花」、「刺繍」、「うるし」、「ぬいぐるみ」、「プリザーブドフラワー付き」など、電報本文よりも目立ってしまうのでは？と不安になるものや、びっくりするほど高価なものもある。

それにしても、こういった祝電を戴いた企業は、どんな風に保管されているのか気になるところである。

メディアブリッジが担当する周年記念パーティーではネームカードや胸章など、必ず参加者に何らかの記章をつけていただく。この日のためにオリジナルのものを作成する場合がほとんどだが、最近では会社のIDカードなども普及しているため、それで代用する場合もある。もちろん、我々関係者も一目でスタッフと分かるネームカードを着用する。

この記章を必ずつけていただく理由は３つ。

1つは参加者同士のコミュニケーションUPにつながること。ネームカードで部署や名前が分かればコミュニケーションも生まれやすい。社員間もそうだが、ご来賓やOBの立場の参加者にとっては、心強いツールといえる。

2つ目は運営が円滑に進むこと。受付では、まだ受付を済ませていない参加者の名前が一目でわかる。また、パーティー中の表彰やアトラクションの際にも、登壇者のスタンバイ確認が容易にできる。さらにお帰りの際にお渡しする記念品をこのネームカードと引き換えにすることで渡し忘れがなくなるなど、このカードだけでいくつもの運営的なメリットがあります。

そして最後はセキュリティ面。ホテルの宴会場などは、そのほとんどの会場が鍵などは無く入ろうとすれば入れてしまう構造のため、セキュリティに役立つのである。ネームカードをつけているパーティーでは不審者も入りにくい傾向があるという。

以上、メリットがこれほどある「ネームカード」は周年記念パーティーの際には、ぜひ活用していただきたいと思う。

今月、ある企業の「40周年記念映像」を納品させていただいた。

本来であれば昨年の８月に周年記念祝賀会の会場でお披露目する予定だったもので、祝賀会が一旦延期になり、最終的に中止となったため、映像のみ制作させていただくことになったもの。

この映像は、創業者の想いや会社が大切にしてきたものをわかりやすく訴求する構成。狙い通りの仕上がりとなり、ご満足いただいた。

やはり映像は「伝えやすい」と改めて感じた。

松山選手がマスターズで優勝した。

今年一番の嬉しいニュース。

この試合での本人のテーマは「ミスしても信じてやろう」だったそう。

それを４日間貫き通し日本人初という快挙を成し遂げた。

周年記念式典も最初に「テーマ」を決めると色々なことが進めやすくなる。

参加者、場所、プログラム、記念品など、これに沿って進めていくことで、時間の短縮や内容の充実につながり、漠然と進めていくのとでは大きな差が出てくる。

周年記念式典をお考えの企業様は開催が決まった瞬間から「テーマ」を決めることをお勧めします。

周年記念事業の締めくくりとして、やっておきたいのが「お礼状」。

祝賀会にご参加いただいたご来賓やお祝いをいただいた方々など、形式ばらず心を込めたものをお送りしたいものです。

送り先が少数であれば手書きのものをお薦めしまが、何十件もある場合は印刷を行う場合がほとんどです。

祝賀会などのお礼の場合には、当日ご本人が移っているスナップ写真なども添えてお送りすると喜ばれると思います。

建て替えや賃貸借契約の満了などによる休業などにより、ある程度の人数の周年記念が開催できる名古屋のホテルが少なくなってきた。

さらにコロナ禍の影響による婚礼や宴会の延期、再延期などが会場確保の難しさに拍車をかけている。

以前のブログでも紹介しているが、周年記念を行う上で会場確保は真っ先にやらなくてはならないことの一つ。

参加しやすい、参加したくなる環境づくりは参加率にも大きく影響する。

最近、いくつかのホテル担当者と話をさせていただいたが、夏以降の予約は順調に入ってきているそうで、早めの確保を推奨された。

また、予約後のキャンセル対応については、各ホテルとも新たな規約を定めたところが多い。（一概に厳しくなった訳でもない）

周年記念をお考えのご担当者様は早めにご相談いただければと思う。

ある企業の周年記念。

事前にわかっていたが、ご来賓代表である国会議員の先生の参加が国会日程の関係で、3日前まで決まらないとのこと。

急遽国会延期となった場合のことを考えて「メッセージビデオ」を送っていただき、もしもの場合はそれを放映することに。

また、違う企業の周年記念では「Jリーグサッカー選手」のお祝いメッセージをいただくので、プログラムのどこかに入れてほしいとのこと。

こうした場合、必ず前もって素材をいただき確認させていただくようにしている。

それは、映像のファイル形式などによって機材などが変わってくることや実際に見てそれがそのまま放映できるものであるかというチェックをするためである。

せっかくいただいたメッセージなのに音声が聞きづらかったり、間延びしているものは式典全体のイメージ低下にもつながってしまう。

前後の余分な部分のカットや分かりやすいスーパーなど、多少の編集を加えることでそれらも解決するので事前チェックは重要である。

メディアブリッジで周年記念を行う企業様にはメッセージビデオを収録するための「GoPro（ウェアラブルカメラ）」の無償貸し出しなども行っています。

お気軽にご相談ください。

昨年秋のある企業の周年記念。

式典・祝賀会はコロナ禍のため見送りとなってしまったが、記念品だけでも社員や

取引先にお配りしたいということで、ご意見をいただきながらいくつかの記念品を

ご提案させていただいた。そして最終的に数種類のものをセットでお贈りすること

が決定した。

セットの内訳は以下の通り。

①実用的で喜ばれるもの、②いざというときに役に立つもの、③この周年のために

作成した社歌のCD、④名古屋を代表する「みそ煮込みうどん」、 ⑤メッセージカー

ドの豪華セット。

発送は各ご自宅に宅急便にて弊社がお送りすることに。

この「みそ煮込みうどん」は名古屋の企業であること、式典に他府県からの来場者も

多く予定していたこともあり採用されたものだが、受け取られた方が梱包を開けたと

きに「クスっ」と「笑顔」になるのが目に浮かぶグッドチョイスの一品だと思う。

明けましておめでとうございます。本年も元気、勇気、活気が『ギュッ』と詰まった、

こだわりの周年記念をお届けしてまいります。

本年もよろしくお願いいたします。

周年記念式典や祝賀会の開催にあたり、主催者様に真っ先にやっていただくことが「参加者リストの作成」です。

総人数の把握はもちろん、案内状の作成、ネームカードの作成、進行台本の作成、運営マニュアルの作成など、様々な部分でベースとなる資料だからです。

そのため、会社名、所属部署、肩書、お名前、ふりがななど正確なものを作成していただかなければなりません。これが間違っていると先ほど挙げたすべてのデータに影響してくるからです。そして、周年記念式典の期日が年に一度の異動の時期が絡んでくるとより大変です。新たな気持ちで迎える周年事業に旧部署や旧肩書のままで参加していただくわけにはいかないからです。

さらに気を付けないといけないのが招待客で当日の部署、肩書など、直前に必ず確認し失礼にならないようにしなければなりません。

逆に考えるとこのリストさえ正確であれば準備も円滑に進み、間際で慌てることもありません。

参加者リストは一番最初に作成し最後まで重要となる資料なのでしっかりと作り上げたいものです。