周年記念ブログ

4月 25 2022

ホテルとの打ち合わせ

昨日、ある団体の60周年でホテルと最終の打ち合わせを行った。

周年記念式典を行うにあたり、お客様と会場となるホテルに出向いて打ち合わせを行うのは概ね3回程度。

1回目は、企画のアウトラインが決まった段階。これはお客様に会場を実際にご覧いただき、イメージを深めていただく狙いもある。

会場選定段階で赴くケースもある。

2回目は招待者および参加者が決まった段階で、現状の確認を踏まえて部屋の使い方、控室、動線なども確認する。

最終となる3回目はすべて内容が決定した1~2週間前で進行内容、演出面での細かな部分を含めて確認するためのもの。

お客様のご意向でホテルとの打ち合わせはすべてお任せになるケースも稀にある。

こういった会場での打ち合わせは、今どきはZOOMなどでも可能なのだが現地で行うことで新たな発見など、演出や運営のプラスになることが多い。

過去には当初聞いていなかった急な改修工事や動線の変更など、頭を抱えることになるケースもいくつかあった。

それとは反対に、何度もお客様とお伺いし、主催企業や社員の思いを深く知っていただくことで、ホテル側のきめ細やかな気遣いをいただけるケースもたくさんあった。

これらを総合して考えてみても現地での打合せはメリットが多い。

aグランコート名古屋


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