想定外

先日、ある会社の周年記念パーティーを担当させていただいた。

主催者代表のあいさつから始まり、次はご来賓代表からのご祝辞。

予定していた時間は３分で事前にご本人にも時間は確認済み。

ところが実際始ってみると10分経っても終わらない。

途中で止めるわけにもいかず、15分、20分と関係者やホテル担当者が焦る中、トータル24分で終了した。

2時間の宴席で超過分の20分余りを取り戻すのは、プログラム的にはかなり難しい。

ホテルの料理もコースだったため、食べ終わっていないのに次を出すわけにもいかずかなり焦っている様子。

担当キャプテンと相談のうえ、15分押しの終了を目指し奮闘。

プログラムも予定通り行いトータル15分押しでパーティーは終了した。

最近では15分以上宴席が延びると追加料金が発生するホテルが多い。

また、後の宴席もあるため、延長したくても出来ない場合もある。

我々にとって時間管理はかなり重要な仕事なので、進行台本は「ご来賓祝辞」というプログラム1つとっても、ご本人のお話の時間のほかに司会のコメントの時間、ステージへの登壇、降壇の時間なども想定して作成する。

それら1つ一つを合わせ、クッションの時間も保険として入れてトータルで全体を構成している。

それによって、ある程度の想定外のことがあってもトータルの時間管理が可能になるのである。

ご来賓祝辞の20分オーバーは弊社の記録かもしれない。