2020年12月

12月 14 2020

参加者リスト

周年記念式典や祝賀会の開催にあたり、主催者様に真っ先にやっていただくことが「参加者リストの作成」です。

総人数の把握はもちろん、案内状の作成、ネームカードの作成、進行台本の作成、運営マニュアルの作成など、様々な部分でベースとなる資料だからです。

そのため、会社名、所属部署、肩書、お名前、ふりがななど正確なものを作成していただかなければなりません。これが間違っていると先ほど挙げたすべてのデータに影響してくるからです。そして、周年記念式典の期日が年に一度の異動の時期が絡んでくるとより大変です。新たな気持ちで迎える周年事業に旧部署や旧肩書のままで参加していただくわけにはいかないからです。

さらに気を付けないといけないのが招待客で当日の部署、肩書など、直前に必ず確認し失礼にならないようにしなければなりません。

逆に考えるとこのリストさえ正確であれば準備も円滑に進み、間際で慌てることもありません。

参加者リストは一番最初に作成し最後まで重要となる資料なのでしっかりと作り上げたいものです。

 2参加者リスト


12月 01 2020

案内状

「案内状はいつ出すのがいいか?」とよく問い合わせを受けますが、「正式なものは3カ月ほど前」と答えるようにしています。近年では、かなり先までのスケジュールが決まっている方々も多いため、必ずお招きしたい招待者には、期日や時間、場所などが決まった段階で必ず打診していただくようにお願いしています。また、会社の封筒や社内作成の文書で正式案内の前の事前案内状の作成もお勧めしています。(メディアブリッジでも作成可能です)

正式な案内状の基本構成は、封筒、二つ折り案内状、返信ハガキのセット。これらを印刷して封筒に宛名を毛筆で入れ、持参して直接お渡しするのが丁寧な形ですが、住所、宛名を印刷し、慶事用切手を貼ってお送りすることが最も多いです。

また、慶事用切手には84円(25g以内)と94円(50g以内)のものがありますが、重量を25g以内にして84円切手でお送りするようにしています。

正式な案内状を発送すると概ね1~2週間で返信ハガキが戻ってきます。

これらを集計する こと、返信期日が過ぎても返信の無い参加者に電話などでの確認することも大事な作業です。

事前案内、正式案内状の発送・集計が終わると次は第3弾の「参加者アンケート」です。

招待者の交通手配の有無や宿泊手配の有無、食事のアレルギーなどを確認します。これらは正式な案内状で確認することも可能ですが、招待者の特性によって確認する内容が異なることも多いため、この参加者アンケートを利用します。

以上全てが完了したら後は当日を待つだけです。

そして、無事に当日のプログラムを終えることができたら、後日「お礼状」をお送りして終了です。

ここまで丁寧に行うことができれば、「行き届いた周年記念だった」と必ず言っていただけるでしょう。

                      挨拶状                  慶事用切手


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